Assistante de direction, CCAS, Résidence-autonomie

Un(e) assistant(e) de direction du CCAS et de la Résidence-autonomie “Les Moissonneurs” (H/F)

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Au cœur des Yvelines, La Ville de Coignières, 4400 habitants, intégrée à la Communauté d’agglomération de Saint Quentin-en-Yvelines (SQY), vous offre un environnement de grande qualité de vie professionnelle.

Publié le

  • Assistant(e) de direction - CCAS et Résidence-autonomie (H/F) (164,7 ko)

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Cadre d’emploi : Adjoint administratif, rédacteur

Titulaire ou Contractuel

Missions :

Sous la responsabilité de la Directrice du CCAS/de la RA, vous apportez une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.

Accueillir, informer, orienter, accompagner :

  • Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité en lien avec la chargée d’accueil ;
  • Filtrer les appels et orienter les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s’assurant de relayer la demande à l’interlocuteur qui est en capacité de les fournir ;
  • Accompagner les administrés dans l’instruction de dossiers administratifs pour transmission aux organismes (APA, carte améthyste…) ;
  • Gestion des domiciliations administratives (Domifa)

Assister la direction du CCAS et de la Résidence Autonomie :

  • Assurer le secrétariat de la Direction du CCAS et de la résidence autonomie
  • Assurer la logistique des réunions et préparer les dossiers correspondants
  • Saisir et mettre en forme les courriers et documents de formes et de contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas
  • À partir d’informations orales ou écrites, rédiger des courriers simples
  • Assurer la circulation des informations, des parapheurs, courriers, notes entre les différents services
  • Élaborer et suivre les plannings de gardes et de congés des agents
  • Contribuer au montage de tout dossier élaboré par la direction et suivre certains dossiers en autonomie
  • Classer et archiver les dossiers de la direction

Suivre les projets et les activités de la direction du CCAS et de la Résidence Autonomie :

  • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
  • Renseigner les tableaux de suivi et activités du service
  • Remplir les tableaux statistiques des activités du pôle (suivi des résidents, des dossiers administratifs, des appels reçus…)
  • Participer à l’élaboration et à la mise en place de projets (semaine bleue, banquet des seniors, sorties…)
  • Participer à la rédaction du rapport d’activité, à l’évaluation externe ainsi qu’à la mise en place des actions d’amélioration

Préparer et suivre le Conseil d’Administration du CCAS :

  • Préparation de l’ordre du jour
  • Participation à la rédaction des délibérations, décisions et notes de synthèse pour le Conseil d’Administration du CCAS
  • Mise en forme définitive et envoi des délibérations et note de synthèse
  • Convocation, affichage, compte-rendu
  • Courriers des aides attribuées
  • Transmission des délibérations au contrôle de légalité
  • Transmission pour mise en ligne sur l’Intranet des documents relatifs au Conseil d’Administration du CCAS

Activités complémentaires :

  • En cas de nécessité de service : aide à l’Instruction des aides facultatives du CCAS
  • Participation aux évènements festifs du service
  • Appel dans le cadre du plan canicule et grand froid
  • Régisseur suppléant

Profil :

Connaissances théoriques et pratiques :

  • Connaissance de la réglementation concernant le code de l’action sociale et de la famille appréciée Notions sur le fonctionnement des assemblée délibérantes souhaitées
  • Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
  • BTS assistante de direction apprécié
  • Permis B indispensable

Savoir-faire :

  • Maîtriser les techniques d’assistanat et de secrétariat (rédaction notes, courriers, comptes-rendus, classement)
  • Être capable de gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
  • Produire un travail rapide, fiable et de qualité
  • Rédiger des courriers et des comptes rendus
  • Savoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs

Savoir-être :

  • Autonome, disponible, réactif et organisé
  • Rigueur et fiabilité
  • Savoir prendre des initiatives pour gérer les situations d’urgence et les imprévus
  • Capacité d’adaptation
  • Sens des relations humaines, diplomatie
  • Discrétion et sens du devoir de réserve

Rémunération :

  • Rémunération statutaire + régime indemnitaire : IFSE, 13ème mois, Heures supplémentaires récupérées
  • Possibilité de bénéficier des prestations d’action sociale : CNAS + Amicale du personnel + mutuelle et prévoyance

Horaires :

Lundi : 8h30-12h15 – 13h30-17h30

Mardi : 8h30-12h15 – 13h30-17h30

Mercredi : 13h30-19h30

Jeudi : 8h30-12h15 – 13h30-17h30

Vendredi : 8h30-12h15 – 13h30-17h



Merci d’adresser votre dossier de candidature par courrier à :

Ville de Coignières
Direction des Ressources Humaines
Place de l’Église Saint Germain d’Auxerre
78310 Coignières


ou par mail
rh@coignieres.fr

Ce descriptif de poste est évolutif. La liste des tâches est susceptible d’évoluer pour tenir compte des nécessités du service public.